Dieser Artikel ist der erste Teil eines Dreiteilers zum Thema Einführung von Copilot in Unternehmen. Den zweiten Teil mit Best Practices finden Sie hier, Teil 3 thematisiert im Schwerpunkt das Risiko-Management beim Einsatz dieses KI-Tools.
Was ist Copilot – und warum sprechen alle darüber?
Künstliche Intelligenz ist längst im Unternehmensalltag angekommen. Während viele Organisationen noch überlegen, wie sie KI sinnvoll einsetzen können, steht mit Microsoft Copilot bereits ein Werkzeug bereit, das direkt in bekannte Arbeitsumgebungen integriert ist. Copilot ist ein KI-basierter Assistent, der in Anwendungen von Microsoft 365 eingebettet ist – zum Beispiel in Word, Excel, Outlook oder Teams – und Sie bei zahlreichen Aufgaben unterstützen kann.
Copilot kann definitiv unterstützen!
Im Kern funktioniert Copilot wie ein Kollege, der jedem zur Seite gestellt werden kann, ohne einen Arbeitsplatz für ihn einrichten zu müssen. Er analysiert Inhalte, generiert Texte, wertet Daten aus oder fasst Informationen in kürzester Zeit zusammen.
Denken Sie an zeitintensive Recherchen, das Durchforsten von unzähligen Dokumenten und Quellen oder erneute Abstimmungen zu sich wiederholenden Fragestellungen. Am Ende entsteht eine weitere von Grund auf neu erstellte Präsentation.
Und nun stellen Sie sich vor, Ihre Frage(n) mit dem gewünschten Ergebnis zu formulieren – einen sogenannten Prompt. Diesen geben Sie Ihrem Copiloten und erhalten innerhalb weniger Sekunden Vorschläge oder fertige Inhalte.
Der größte Vorteil liegt also in der Zeitersparnis und Effizienzsteigerung. Copilot kann beispielsweise:
- E-Mails zusammenfassen oder Antwortvorschläge formulieren
- lange Dokumente analysieren und Kernaussagen extrahieren
- Präsentationen automatisch aus vorhandenen Dokumenten erstellen
- Tabellen in Excel analysieren und Trends visualisieren
- Meetings in Microsoft Teams zusammenfassen
Gerade in wissensintensiven Tätigkeiten, die auf umfassende Dokumentationen stützen, kann Copilot zu einem echten Produktivitätsbooster werden. Sie verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und können sich stärker auf inhaltliche oder strategische Themen konzentrieren.
Auch aus organisatorischer Sicht entstehen neue Möglichkeiten. Informationen aus verschiedenen Quellen – etwa Dokumente, E-Mails oder Meetingnotizen – lassen sich schneller miteinander verknüpfen. Entscheidungen können dadurch auf einer breiteren Informationsbasis getroffen werden.
Der Copilot ist eben nicht der Pilot.
Aus der Bezeichnung „Copilot“ kann man ableiten, dass es einen abgegrenzten Raum gibt, innerhalb dessen sich Copilot bewegt. Diesen Raum stellen Sie zur Verfügung! Ein KI-Assistent ist kein universeller Heilsbringer. Er nutzt die ihm zur Verfügung gestellten Informationen. Die Qualität der Ergebnisse kann stark variieren. Stellen Sie sich die dazu folgende Fragen:
- Welche Daten sind im Unternehmen verfügbar und für wen sind sie zugänglich?
- Wie und wie gut sind die Systeme strukturiert oder die enthaltenen Daten organisiert?
Ein oft beobachtetes Phänomen ist beispielsweise in zentralen Dokumentenablagen zu beobachten. Die Menge der darin enthaltenen Informationen ist über Jahre hinweg immer umfangreicher geworden, zu Beginn oder auch später wurde aber nie eine klare Struktur zur Ablage vorgegeben. Nun geht möglicherweise auch Copilot einen sagen wir „kreativen“ Weg, um die Ihnen gewünschten Informationen wieder verfügbar zu machen.
Genau deshalb ist es wichtig, die Einführung von Copilot nicht nur als technisches Projekt zu betrachten, um auf den KI-Zug aufzuspringen. Neben der angestrebten Bereitstellung der Software spielen auch Themen wie Datenstruktur, Governance und klare Nutzungsregeln eine wichtige Rolle.
Erfahren Sie im nächsten Teil, wodurch Sie die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse unter Nutzung von Copilot wirklich erhöhen können.
