Automatisierung mit begrenztem Wirkungsgrad
Viele Unternehmen haben erste Schritte in Richtung Prozessautomatisierung unternommen. Low-Code-Plattformen, digitale Workflows oder Robotic Process Automation (RPA) sind in zahlreichen Organisationen bereits im Einsatz. Doch trotz dieser Investitionen bleiben die erwarteten Effizienzgewinne häufig aus. Der reale Nutzen bleibt oftmals hinter den ambitionierten Zielsetzungen zurück.
Typische Ursachen sind in der operativen Umsetzung zu finden: Prozesse werden automatisiert, ohne zuvor ausreichend analysiert oder standardisiert worden zu sein. Technologielösungen werden eingeführt, ohne den spezifischen Kontext der Prozesse zu berücksichtigen. Zudem wirken sich kulturelle Faktoren negativ aus – Mitarbeitende empfinden Automatisierung als Bedrohung, oder sie lehnen veränderte Arbeitsweisen schlichtweg ab. Das Ergebnis: punktuelle Automatisierung ohne systematischen Mehrwert, isolierte Einzellösungen und ein zunehmend fragmentiertes Prozessbild.
End-to-End-Denken und strukturierte Umsetzung
Die nachhaltige und wirksame Automatisierung von Geschäftsprozessen verlangt ein ganzheitliches Vorgehen, das methodisch sauber aufgesetzt ist und alle relevanten Erfolgsfaktoren berücksichtigt. Folgende Prinzipien haben sich in der Praxis als essenziell erwiesen:
- Prozessanalyse und Reifegradbewertung: Jede Automatisierung beginnt mit einer fundierten Ist-Analyse. Prozesse müssen hinsichtlich ihrer Struktur, Stabilität und Reife bewertet werden. Nur wer die Ausgangslage versteht, kann Automatisierungspotenziale valide identifizieren.
- Standardisierung vor Automatisierung: Automatisierung kann nur dort nachhaltig wirken, wo Prozesse standardisiert, klar definiert und stabil sind. Prozesse mit hoher Varianz oder unklaren Verantwortlichkeiten sind für die Automatisierung ungeeignet und führen zu ineffizienten oder fehleranfälligen Lösungen.
- Technologieauswahl mit Kontextbezug: Nicht jede Technologie passt zu jedem Prozess. Während RPA sich für repetitive, regelbasierte Aufgaben eignet, sind Workflow-Management-Systeme bei komplexeren, interaktiven Abläufen effektiver. Auch der gezielte Einsatz von Low-Code- oder No-Code-Plattformen kann helfen – vorausgesetzt, der Auswahlprozess ist strategisch abgestimmt.
- Iteratives Vorgehen und Pilotierung: Statt groß angelegter Transformationsprojekte empfiehlt sich ein inkrementelles Vorgehen. Kleine, klar abgegrenzte Piloten ermöglichen es, schnell Erkenntnisse zu gewinnen, Risiken zu minimieren und die Ergebnisse kontinuierlich zu skalieren.
- Change Management als Erfolgsfaktor: Technische Lösungen allein genügen nicht. Entscheidend für den Erfolg ist die Akzeptanz in der Organisation. Transparente Kommunikation, gezielte Schulungsmaßnahmen und die frühzeitige Einbindung betroffener Mitarbeitender sind unverzichtbar, um Widerstände abzubauen und eine positive Haltung gegenüber Veränderungen zu fördern.
Empfehlung: Prozessautomatisierung strategisch aufsetzen
Prozessautomatisierung ist kein Selbstläufer und sollte keinesfalls als reines IT-Thema verstanden werden. Um ihre Wirkung als echter Effizienz- und Transformationshebel zu entfalten, bedarf es einer strategischen Verankerung im Unternehmen.
Die konkrete Handlungsempfehlung lautet daher: Aufbau eines zentralen Kompetenzzentrums für Prozessautomatisierung. Dieses Center of Excellence (CoE) definiert methodische Standards, koordiniert Pilotvorhaben, bewertet Technologien und stellt sicher, dass Know-how unternehmensweit skaliert werden kann. Zudem dient es als Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Management – und sorgt so für eine konsistente, strategiegeleitete Umsetzung.
Good 2 know: Wer Prozessautomatisierung professionell angeht, steigert nicht nur Effizienz und Qualität, sondern stärkt die organisatorische Resilienz und Innovationsfähigkeit. Entscheidend ist dabei ein methodisch fundiertes Vorgehen, das Technologie, Prozesse und Menschen gleichermaßen adressiert. Nur so kann Automatisierung ihr volles Potenzial entfalten – als integraler Bestandteil einer zukunftsorientierten Unternehmensstrategie.
