Elon Musk ist bekannt für seine provokanten Thesen – und manchmal steckt mehr Wahrheit darin, als man auf den ersten Blick vermutet. Eine seiner radikalsten Aussagen zur Meeting-Kultur in Unternehmen: „Wer in einem Meeting keinen Beitrag mehr leisten kann, sollte sofort gehen dürfen.“
So überspitzt diese Regel klingt, sie trifft einen wunden Punkt in vielen Unternehmen. Denn viel zu oft sitzen Mitarbeiter stundenlang in Besprechungen, die für sie weder relevant noch gut strukturiert sind. Das Ergebnis: Frust, Zeitverschwendung und ein massiver Produktivitätskiller im Arbeitsalltag.
Doch warum durchlaufen so viele von uns Tag für Tag das gleiche Muster und hetzen von Termin zu Termin Und wie können wir als Teilnehmer oder Organisator Meetings so gestalten, dass sie wirklich Mehrwert liefern?
Welche Art von Meeting ist es überhaupt?
Dafür sollten wir uns zunächst die verschiedenen Arten von Meetings ins Bewusstsein rufen.
In vielen Unternehmen hält nach und nach die agile Aufbaustruktur und Vorgehensweise Einzug oder ist bereits seit Jahren fest verankert in der Unternehmenskultur. SCRUM und SAFe führen daher zu klaren Rollenverteilungen und geben viele Regelmeetings wie z.B. Dailys, Sprint- oder PI-plannings, Reviews und Retros für zuvor definierte Teilnehmerkreise vor.
Losgelöst von agilen Strukturen finden häufig auch informative bzw. Status Meetings statt. Häufig vermischt sich diese Art von Meetings mit denjenigen, in welchen konkrete Entscheidungen innerhalb des definierten Teilnehmerkreises getroffen werden müssen.
Darüber hinaus werden Meetings, meist in Form von mehrstündigen Workshops, zum Zwecke des Brainstormings und der Planung sowie Elaboration von Themen einberufen.
Hat man sich als Teilnehmer oder Organisator also bewusst gemacht, um welche Art von Meeting es sich handelt, ist man bereits einen Schritt weiter und kann den eigenen Beitrag besser einschätzen und die Erwartungen steuern.
Struktur schlägt Dauer
Als nächstes lohnt sich ein Blick auf die Struktur und den Aufbau eines Meetings.
Damit ein Meeting effektiv abläuft und einen Mehrwert bietet, benötigt es einen Moderator, der seine Pflicht nicht allein damit getan hat, Einladungen via Outlook zu verschicken. Vielmehr bedarf es, je nach Inhalt und Länge des Termins einer vorher kommunizierten Agenda, welche strikt einzuhalten ist, oder, falls bestimmte Themen nicht zu Ende diskutiert werden können, der Identifizierung offener Punkte. Zudem sollte darauf geachtet werden, die angesetzte Zeit nicht zu überschreiten, das Abdriften in benachbarte Themen zu verhindern und, falls notwendig, Ergebnisse festzuhalten und dem relevanten Adressatenkreis schriftlich zur Verfügung zu stellen.
Wer diese Grundregeln beherzigt, spart Zeit – und sorgt für echte Verbindlichkeit.
Die richtigen Menschen am Tisch
Ist man sich über die Art sowie die Struktur und den Aufbau des Meetings im Klaren, stellt sich anschließend die Frage nach dem Teilnehmerkreis.
Hier sind uns allen sicherlich schon die üblichen Fehler selbst passiert oder wir haben diese miterlebt.
So werden häufig zu viele Personen und die für das Thema falschen Adressaten in Termine eingeladen. Dieser Umstand hat nicht nur zu Folge, dass Mitarbeiter in für sie sinnlosen Meetings, verhaftet sind und somit ihre Zeit absitzen, sondern auch, dass Effekte eintreten können, dass eigentlich nicht benötigte, weil nicht für das Thema qualifizierte Personen, den inhaltlichen Fortschritt behindern oder sogar gefährden
Andersherum kommt es aber genauso vor, dass zu wenige Mitarbeiter eingeladen werden und somit wichtige Keyplayer fehlen, um den Inhalt voranzutreiben oder Informationen zu erhalten
TIPP: hier kann man sich vorab darum kümmern, dass ein Vertreter die benötigten Infos mitbringt und, falls notwendig, Entscheidungen übertragen bekommt
Wenn es trotzdem hakt
Hat man nun die richtigen Mitarbeiter eingeladen, welche den Termin inhaltlich voranbringen und für Entscheidungsfindungen unentbehrlich sind, kann es trotzdem passieren, dass der Fortschritt stockt. Die Gründe dafür sind vielfältig, führen aber häufig zu einer Verweigerungshaltung von einzelnen oder allen Teilnehmern. Für diesen Fall kann Abhilfe geschaffen werden, wenn man sich zum Beispiel aus der Methodik des Changemangements bedient, oder die Theorie der gewaltfreien Kommunikation miteinbezieht, um in einen konstruktiven Arbeitsmodus zurückzukehren.
Fazit
Die hier aufgeführten Punkte dienen als Denkanstöße für die zukünftige Teilnahme oder die Organisation von Meetings. Vieles des zuvor genannten ist für die meisten von uns selbstverständlich und wird intuitiv richtig gemacht. Es ist jedoch hilfreich, sich die Einflussfaktoren ins Bewusstsein zu rufen und dadurch zukünftige Teilnahmen an Meetings gezielter zu hinterfragen.
So gewinnen wir die Kontrolle über unseren Kalender zurück – und schaffen wieder Raum für echte Arbeit.
